Обзор по встрече PMOClub от 26 сентября 2019 — «Как привести экстремальный проект к успеху?»

26-го сентября состоялось первая в осеннем сезоне 2019 года встреча PMOClub. На этот раз она была посвящена экстремальным проектам. Спикером стала Лариса Мельникова — предприниматель, экс-руководитель дизайнерских проектов в студии Артемия Лебедева и консультант большой тройки.

По мнению Ларисы «экстремальный проект – это проект, который важно, но очевидно невозможно выполнить с требуемыми результатами в поставленные сроки и при выделенном объеме ресурсов».

Лариса считает, что есть несколько критериев, которые помогут понять, что вы столкнулись с невероятно сложной ситуаций, «экстремально» сложной:

• Никто не знает, как это сделать, с чего начать и негде подсмотреть.
• ТЗ составлено в стиле «Думы о вечном» или «Колония на Марсе за 80 дней», за неисполнение угрожают уволить всех с позором
• Требования к проекту кардинально меняются каждые две недели
• Сроки ужали втрое, потому что кто-то важный приедет лично принимать результат работ
• Заказчик и команда находятся в состоянии выученной беспомощности

Лариса рассказала, что категорически нельзя делать в экстремальных проектах, а какие действия, наоборот, помогут привести проект к успеху:

Итак, путь к провалу:

• Отрицание сложности, рискованности и возможности провала проекта
• Обещание 100% успеха заказчику и руководству
• Плохое восприятие изменений со стороны заказчика и руководства (не готовы на изменения или принимают их неохотно)
• Управление проектом посредством угроз и обвинений (постоянный поиск виноватых)
• Изматывание команды. Люди, гонятся за скоростью, изматываются, теряют запал и выгорают.

А теперь путь к успеху:

• Признание проблемности проекта: «это почти невозможно, но не попробовать справиться – значит, 100% проиграть». Всем сразу становится легче, начинаешь двигаться и цель становится более реальной.
• Прозрачность статуса проекта для всех вовлеченных в проект лиц
• Моральная поддержка команды, в том числе за счет привлечения заказчика и высшего руководства. Хороший вариант – привести людей, которые ещё не устали от этого проекта.
• Организация разрядки команды (перерывы на «фан», свои мемы и шутки). Задавайте необычные вопросы, например, спросите: «Что бы мы делали если бы оказались на космической станции Мир?»
• Постановка разумных персональных целей и мотивации для участников команды (себя, в том числе). Для мотивации помогите участникам команды с продвижением или повышением квалификации. Обеспечьте им комфортные для работы условия, например, поменяйте режим рабочего дня – разрешите «совам» приходить к часу дня, но уходить ночью. Также менеджерский дедлайн — хороший инструмент для поддержания команды в тонусе.

Чтобы помочь в воплощении экстремальных проектов в жизнь, Лариса поделилась несколькими лайфхаками:

• Сначала решаем свои проблемы, затем командные. Как в самолете, кислородную маску вначале надевают на себя.
• Не стоит откладывать сложные вопросы в дальний ящик. Разобраться в большинстве вещей можно за неделю. Для этого используйте все доступные методы (например, помощь студентов или симуляцию ситуации). Если берёте непонятный проект, то заранее устраивайте брейншторм по тому, что может произойти. Чтобы предвидеть ситуацию и проработать риски.
• Не бойтесь обращаться за помощью. Вам готовы помочь больше людей, чем вы думаете. Например, в вертолете есть веревочка на стекле, помогает ему ориентироваться в воздухе если приборы отказывают, и он паникует.
• Пользуетесь любым доступным опытом, в других индустриях придумали много полезного (возможно, вы не зря смотрели «Доктора Хауса»).
• Разработайте хоть какой-то план, жизнь станет проще. После составления плана, появляется логика проекта.

На экстремальных проектах важно уметь расслабляться и правильно распределять нагрузку в команде. На мастер-классе Лариса рассказала, как снять напряжение в команде и не позволить ей погрузиться в атмосферу мрака и уныния:

• Минимизируйте переключения на другие рабочие задачи и проекты. Чтобы погрузиться в задачу необходимо минимум 20 минут. Поэтому перед началом нового проекта закрывайте все хвосты по старым, а если есть параллельные задачи, то можно снизить им приоритет.
• Обеспечьте бытовой комфорт в офисе. Попросите ассистента, который будет помогать с бытовыми вещами (заварить кофе, распечатать файл и др), организуйте свободный дресс-код, диванчики и еду. Прямо спросите у команды, что они хотят. Украсьте офис чём-то интересным (добавить уюта или декораций под тематику проекта).
• Регулярно общайтесь 1-to-1 с участниками команды. Иногда нужно подойти к человеку и просто по-дружески поговорить.
• Отключайтесь от работы на выходные. Выключите телефон, забудьте о работе и наслаждайтесь отдыхом. Это позволит приступить к проекту с новыми силами и идеями.
• Помните, что это не последний проект в жизни каждого из участников команды, включая вас. Неудача — это ерунда, 3/4 проектов оказываются неудачными.

Завершающим этапом нашей встречи стали ответы Ларисы на вопросы участников:

1. Как добиваться результата от творческих или материально не заинтересованных людей?

Важно поддерживать в них интерес, «быть стенкой от которой будет отбиваться мячик», задавать им правильное направление. Чтобы разбавить неинтересную и рутинную деятельность, добавьте элемент челенджа, чтобы команде было интересно. Придумайте что-то увлекательное для команды и полезное для заказчика. Например, изменение формы ручки у чайника — нет затрат, но заинтересует и клиента, и команду.

Таких людей нужно поддерживать, спрашивать, как у них дела и обеспечить комфортные условия.

2. Но что делать если они выгорают?

Выгорают, как правило, если работают наедине с собой. Проводите командный мозговой штурм, подпитывайте их позитивной энергией и смотрите чтобы люди о себе не забывали. Старайтесь периодически переключать их от работы. «Например, можно привести их в боулинг и запретить говорить о работе, кто заговорит — платит за всех».

3. Как вы формируете общую картину проекта?

Используем пробковую доску, где закрепляются все промежуточные результаты работы (речь о дизайне), все важные мелочи, которые и составляют единую картину проекта.

Если приходится работать с людьми из разных стан или городов, то используем блог, фотографию доски или скайп.

4. Как часто вы используете трекеры для работы с творческими людьми?

Творческие люди, как правило, не любят использовать трекеры. Поэтому самое простое — завести папочку для сбора работ (результатов). Это поможет увидеть результат работы и промежуточные версии.

5. Существуют ли какие-либо метрики для творческих людей?

Нет определенных метрик, но по своему опыту, скажу, что раз в неделю должна быть какая-то информация. Плохо, если нет никаких скетчей или зарисовок в первые три недели. Это может серьезно увеличить сроки или даже привести к провалу проекта.

6. Что делать, когда идей совсем нет?

Устраиваем мозговой штурм, кидаем идеи. После этого, как правило, работа начинает кипеть: появляются новые задумки и люди начинают что-то делать.

7. Какими ИТ-инструментами вы пользуетесь чаще всего?

Trello или Asana, но больше всего любят работать с обычной почтой, чатами и т.д.

8. Как проектному менеджеру можно справится со стрессом на экстремальных проектах?

Если держаться нет сил можно поругаться среди менеджеров или устроить менеджерскую тусовку, но не выносите в команду свои проблемы, делитесь с ними только положительными эмоциями.

9. Существует огромное количество «хороших» менеджерских практик. Какие из них лучше не применять на практике?

Формальные совещания! Они постоянно держат в напряжении и не позволяют свободно обсуждать проект.

Также не стоит стоять за спиной каждого сотрудника с палкой или использовать приказной тон, чрезмерный контроль только вредит. Менеджер – часть команды.

10. Какой главный вывод был сделан вами в ходе волонтерской деятельности?

Практически все можно сделать из ничего, и сумасшедшие идеи срабатывают!

11. Какие ценности должны быть у менеджера, чтобы приводить команду к успеху в экстремальных проектах?

В первую очередь — эмоциональный интеллект и владение техниками релаксации. Постарайтесь минимизировать время на принятие мелких решений. Так одинаковый наряд Стива Джобса (черная водолазка, синие джинсы и кроссовки)— это простое решение, которое избавляет от необходимости принимать решения о том, что одеть каждый день.

Для менеджера проектов важно научиться жить в неопределенности. Для тренировки можно отправиться «не знаю куда, не знаю зачем и как оттуда выбраться», слепо купив билет в один конец до неизвестной страны и попытаться выжить в экстремальных условиях.

И не забывайте, что сон — приоритет номер один.

12. Какие варианты тимбилдинга вы используете?

• VR, и другие игры (особенно эффективно для ИТ-команды)
• Ходить в пешие туристические походы или выйти вместе на прогулку по парку
• Смотреть вместе кино (например, выбирайте кино с уровнем треша проекта)
• Ходить на командные мероприятия
• Посетить квизы, квесты, побыть диггерами
• Если проект уж очень экстремальный, пейнтбол — отличный способ выместить весь негатив